TEORÍA GERENCIAL

• Departamentalización: Se refiere a la agrupacion de actividades similares a las personas que las ejecutan en unidades especificas de trabajo y ubicación

 Se puede departamentalizar por criterios  como:

Por funcion: consiste en agrupar las actividades analogas según su funcion principal

Por territorio: en este caso la Departamentalización se realiza en base a las zonas geograficas en las que se encuentra presente la empresa

Por cliente: esta se aplica en empresa comerciales principalmente almacenes y su funcion consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores y clientes

Por proceso: El agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportara eficiencia y ahorro de tiempo

Por producto:la Departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre si

Secuencial:es utilizada para empresas productoras que trabajan Sin interupcion los tres turnos para controlar cada uno de los turnos o cuando se trate de labores que maneja una gran cantidad de numeros o letras

Virtual:red de agentes enlazados por la tecnologia para compartir conocimientos, costos y acceso a mercado orientados a la satisfaccion la necesidad de un mercado especifico

Tecnicas de organización:

• Los organigramas:son conocidos como cartas o graficas de organización, son representaciones graficas de la estructura organizacional que muestra las interrelaciones, las funciones, los niveles, las jerarquias, las obligaciones y la autoridad existente dentro de ella

Tipos de organigramas:

• Organigrama vertical: cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior ligado por lineas que representan la comunicion, responsabilidad y autoridad

• Organigrama horizontal: El nivel máximo jerarquíco se representa a la izquierda de los demas niveles jerarquícos van hacia la derecha

• Organigrama mixto: esta grafica es la conbinacion entre el Organigrama vertical y el Organigrama horizontal

• Organigrama circular: esta formado por un cuadro central que corresponde a la autoridad máxima en la empresa a cuyo contorno se traza cuadros o circulos cada uno constituye un nivel jerarquíco y se coloca en ellos los puestos de jefatura inmediatos

• Organigrama escalar: consiste en señalar con diferentes sangrias en el margen izquierdo los diferentes niveles jerarquícos

 

• Manuales administrativos: son instrumentos de trabajo necesarios para normar y precisar las funciones del personal que conforman la estructura organizacional, delimita sus responsabilidades y logra su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puesto y estructura

 

 

Ventajas

• Sirven de ayuda

• Facilita el control por parte de los supervisores al haber un instrumento que define con presicion los actos delegados

 

Delimitaciones

• Existe un costo en su redacción y confección que individualmente debe afrontarce

• Exigen una permanente actualizacion dado que la perdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad

 

 

Contenido general de los manuales administrativos:

• Presentacion

• Introduccion

• Objetivos

• Organigramas

  • General

  • Particular

• Cuerpo principal

  • Funciones generales

  • Descripción de su funcion

Clasificacion de los manuales administrativos:

• Manual de organización:describe la organización formal, mencionando para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.

• Manual de políticas: contiene los principios basicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiónes

• Manual de procedimientos y normas: describe el detalle, las superaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución y las normas al cumplir los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos

• Manual para especialista:contiene normas o indicaciones referidas exclucivamente a determinado tipo de actividades u oficios

• Manual de empleados: contiene la información que resulte de interés para los empleados que se incorporan a su empresa sobre el tema que hace a su relacion con la misma y que se les entrega en el momento de la incorporación.

• Manual de bienvenida: Se utiliza en la induccion del personal de nuevo ingreso, contiene historia de la empresa a lo que se dedica principales productos y clientes, políticas de personal, en que consisten sus prestaciones y la ubicación de los servicios para el empleado

• Manual de Propositos múltiples: reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento

Descripción y Análisis de puestos: Se refiere a las tareas, los deberes y responsabilidades del cargo

Análisis:corresponden las especificaciones del cargo

Descripción de puestos:

• Nombre del puesto

• Fecha de elaboración

• Fecha de revisión

• Codigo

• Departamento

• Dirección

• Descripción general

• Descripción detallado

Análisis de puestos:

• Requisitos intelectuales: tienen que ver con las exigencias del cargo, que el aspirante debe poseer para poder desempeñar el cargo de manera adecuada

Requisitos intelectuales:

• Instrucción basica

• Experiencia basica anterior

• Adaptabilidad del cargo

• Iniciativa necesaria

• Aptitudes necesarias

• Requisitos fisicos:tienen que ver con la cantidad y Continuidad de energía y de esfuerzo fisico y mental requeridos, la fatiga provocada y la complexion física que necesita el ocupante para desempeñar el cargo adecuadamente

Requisitos fisicos:

• Esfuerzo fisico necesario

• Capacidad visual

• Destreza o Habilidad

• Complexion física necesaria

• Responsabilidades implicitas: Se refiere a la responsabilidad que el ocupante del cargo tiene

Responsabilidades implicitas:

• Supervisión de personal

• Material, herramientas o equipo

• Dinero, titulos o documentos

• Contactos internos o externos

• Información confidencial

• Condiciones de trabajo:Se refiere a las condiciones ambientales del lugar donde se desarrolla el trabajo y sus condiciones a sus alrededores que puedan hacerlo desagradable, molesto o sujeto a riesgos, exigiendo al ocupante del puesto una fuerte adaptación para mantener su productibidad y rendimiento en el desempeño de sus funciones

Condiciones de trabajo:

• Ambiente de trabajo

• Riesgos

 

Términos generales:

 La autoridad: es la facultad de que está investida una persona, dentro de una organización, para dar órdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados, por la realización de aquellas acciones que quién las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo.

 

Tipos de autoridad:

1)Formal o de línea: Cuando es conferida por la organización, es decir, la que emana de un superior para ser ejercida sobre otras personas. Puede ser: Lineal, cuando es ejercida por un jefe sobre una persona o grupo.

2) Funcional: Ejercida por uno o varios jefes, sobre funciones distintas y sobre personas distintas a sus subordinados directos

3)Técnica o staff : Nace de los conocimientos   especializados de quien la          posee. Es el  área de asesoría para la  empresa

 

4.Personal: Se origina en la personalidad del individuo.

Proceso de delegacion:

Pasos a seguir:

• Creación de confianza

• Asignacion de deberes

• Delegacion de autoridad

• Asignacion de responsabilidad

 

• La administración centralizada delega poco y conserva en los altos jefes el máximo control, reservando a éstos el mayor número posible de decisiones.

• La administración descentralizada delega en mucho mayor grado la facultad de decidir, y conserva sólo los controles necesarios en los altos niveles.

• El grado en que conviene centralizar o descentralizar depende de muchos factores como

a) El tamaño de la empresa. En la pequeña empresa (quizá la que tiene un solo nivel jerárquico intermedio) es más posible, y aún conveniente, mayor centralización, porque el jefe conoce a todas las personas, las situaciones concretas y las técnicas aplicables.

b) La capacidad y experiencia de los jefes con los que se cuenta.

c) La cantidad de controles que puedan establecerse; de hecho, a cada grado de delegación debe corresponder un establecimiento de control.

 

Ventajas de la descentralización

•  Permite que las decisiones sean tomadas por las unidades situadas en los niveles más bajos de la organización proporcionando un considerable aumento de eficiencia.

• Los jefes están más cerca del punto donde se deben tomar las decisiones, lo que disminuye los atrasos causados por las consultas a los superiores distantes

Desventajas de la descentralización:

a) Falta de uniformidad en las decisiones

b) Falta de jefes capacitados.

EMPOWERMENT:Significa que los empleados, de todos los niveles de la organización tienen el poder para tomar decisiones sin tener que requerir la autorización de sus superiores.

Outsourcing: es el proceso en el cual una firma identifica una porción de su proceso de negocio que podría ser desempeñada más eficientemente y/o más efectivamente por otra corporación, la cual es contratada para desarrollar esa porción de negocio. La empresa que contrata provee información básica acerca de su personal, la firma contratada se encarga de calcular los pagos y de hacer los cheques.

Esto resulta más económico ya que se evita tener todo un departamento encargado de la nómina, pagar los salarios de la gente del departamento, correr con gastos como seguridad social, fondos de pensiones, etc.

Se pueden contratar los procesos no prioritarios de las organizaciones y así éstas se dedican a realizar para lo que fueron creadas, es decir su misión.

 

Ejemplos de outsourcing:

• Limpieza

• Transporte de personal

Contabilidad, etc